פרזנטציה – או אם תרצו, מצגת – היא פעולה כמעט יומיומית עבור לא מעט בעלי תפקידים שונים במגזר העסקי או המגזר הציבורי. עבור רבים אחרים העברת מידע ומסרים לקהל מסוים היא אולי לא פעולה נפוצה מאוד, אבל גם כך ייתכן שהם יידרשו אחת לזמן מה להעביר פרזנטציות ללקוחות, לעובדים, למשתתפי כנס כזה או אחר וישנן עוד דוגמאות.
כדי להעביר מצגת כך שכל מי שבקהל יזכה למלוא המידע והמסרים הרצויים, ובנוסף ההרצאה עצמה תהייה חוויה מעניינת מחייב למידה, נדרשת תשומת לב למספר דגשים חשובים.
השאלות החשובות ביותר במסגרת הכנת פרזנטציה
כשאתם מכינים מצגת, כדאי לשאול את עצמכם 4 שאלות. חיפוש התשובות לשאלות בסיסיות אלה צריך להיעשות לגבי כל מרכיב ומרכיב במצגת שאתם בונים.
א. האם התוכן מספק לקהל ערך מוסף אמיתי?
ב. האם כל מרכיב במצגת מעניין?
ג. האם הפרטים השונים שמוצגים לאורך אותה פרזנטציה מגובים בעובדות? (שכן חשוב מאוד שתיתפשו כאמינים במהלך הצגת המצגת)
ד. מהי בעצם מטרת העברת המצגת?
בפרט חשוב לזכור את שאלה ד', שהרי לפרזנטציות שונות ישנה מטרה שונה, וחשוב לוודא שאתם חותרים אל המטרה וכוללים במצגת גם הנעה לפעולה שהולמת את המטרה שלכם.
מה לכתוב ומה להגיד?
דגשים חשובים אחרים במסגרת העברת פרזנטציה עוסקים בפן הטכני, כלומר לאחר שקבעתם מהם התכנים שברצונכם להעביר כך שהם יהיו בעלי ערך מוסף, מעניינים, מדויקים, אמינים ותואמים את המטרות שלכם, איך לבנות את המצגת בצורה המיטבית.
המלצה אחת היא לזכור שתמונה שווה אלף מילים, ובנוסף היא הופכת כל מצגת למגוונת יותר וזכירה יותר. עוד המלצה היא לא להרבות בפרטים בשקופית אחת כדי לא ליצור עומס יתר. כדאי גם לזכור שאין שום סיבה לכתוב במצגת עצמה את כל מה שאתם מתכוונים להגיד, שכן בדרך זו אתם כובלים את עצמכם להקראה שיטתית ומעט משעממת. פרזנטציות שכוללות אינפוגרפיקה מושקעת ומאירת עיניים ייתפשו כאיכותיות במיוחד, במידת האפשר כדאי לתבל מידע יבש בסיפורים אישיים או אנקדוטות שמגבירות את הקשב ומחזיקות את הקהל ערני, ועוד טיפ חשוב הוא לשמור על קשר עין רציף עם הקהל ולשנות מעת לעת את גוון הקול ואת עוצמתו.